SurfUp quản lý các dự án khách hàng với quy mô khác nhau. Trạng thái công việc nằm rải rác trong ứng dụng nhắn tin, bảng tính và email, nên khách hàng phải chủ động hỏi cập nhật. Vì vậy, studio đã xây dựng không gian làm việc riêng.
Tập hợp tiến độ công việc và các tín hiệu vận hành vào một cổng khách hàng.
Mỗi dự án cần hiển thị nhiệm vụ, giai đoạn và theo dõi khả năng hiển thị trên công cụ tìm kiếm. Việc lập báo cáo không còn phụ thuộc vào thao tác thủ công của quản lý; các cảnh báo như tụt thứ hạng hay lỗi kỹ thuật cần đến đúng người phụ trách trước khi khách hàng nhận ra.
Chúng tôi thiết kế và phát triển một ứng dụng React độc lập với cơ chế phân quyền riêng — một sản phẩm hoàn chỉnh có vòng đời phát triển riêng, không phải trang trung gian.
- Thiết kế sản phẩm: luồng sử dụng của khách hàng và quản lý, các mục Dự án, Nhiệm vụ, Giám sát và quyền truy cập theo vai trò.
- Phát triển giao diện React gồm thẻ dự án, dòng thời gian nhiệm vụ, trạng thái và lịch sử thay đổi theo từng mảng công việc.
- Triển khai trong môi trường riêng (app.surfup.dev), độc lập với website chính; cập nhật sản phẩm không ảnh hưởng website doanh nghiệp.
- Thiết lập tích hợp giới hạn với SEO Control qua API có phạm vi truy cập giới hạn theo dữ liệu của từng chủ sở hữu: cổng nhận tín hiệu tìm kiếm nhưng không truy cập toàn bộ dữ liệu của dịch vụ khác.
- Đưa việc giám sát vào quy trình vận hành: tín hiệu về thứ hạng, kiểm tra kỹ thuật và nhiệm vụ tự động xuất hiện trong cổng.
Song song với sản phẩm, chúng tôi chuẩn hóa quy trình: mỗi nhiệm vụ có người phụ trách và hạn hoàn thành; khách hàng có thể xem tình trạng dự án mà không cần hỏi quản lý. Cổng trở thành nền tảng cho toàn bộ hoạt động giao tiếp với khách hàng của studio.
Cổng làm việc trở thành một phần trong hoạt động hằng ngày của studio. Thời gian chuẩn bị báo cáo khách hàng giảm từ khoảng 2–3 giờ xuống còn 30 phút; khách hàng của tất cả dự án đang hoạt động đều có thể xem trạng thái dự án.
| Chỉ số | Kết quả |
|---|---|
| Thời gian chuẩn bị báo cáo khách hàng | 2–3 giờ → khoảng 30 phút |
| Dự án đang hoạt động có quyền xem trạng thái | 0% → 100% |
Các chỉ số được lấy từ tài liệu nguồn của case; thời gian được nêu khi nguồn có ghi nhận.
Sản phẩm tiếp tục phát triển với một số hướng mở rộng rõ ràng:
- Theo dõi GEO — lượt hiển thị và lượt nhắc đến thương hiệu trong câu trả lời của dịch vụ AI, bên cạnh giám sát tìm kiếm truyền thống.
- Tự động tạo báo cáo khách hàng — tạo báo cáo quý bằng một lần nhấp từ dữ liệu đã tích lũy trong cổng.
- Phiên bản di động của cổng — trạng thái dự án và thông báo trên điện thoại của người phụ trách phía khách hàng.